外贸业务的实际操作
第一章 前言
通过在企业实习，了解行业动态，在商务活动实践中进一步提高专业素养，正确有效处理人际关系，巩固并完善专业技能。真实记录整个贸易实操过程，做出商务英的专业人才市场需求分析报告。
一. 公司介绍

我公司是一家私营独资企业，以接待客人、下单、验货、出货等一条龙优质的|服务来对待我们全球的客人。且我司在台湾台北、浙江义乌、广东广州都设有公司其中浙江义乌及广东广州是分部，而台北是我司总部。目前我所在的公司是广州处分公司。
首先来介绍浙江义乌公司和广东广州的公司。通常情况下若是客人要找寻的产品时低廉的小饰品，或物件时则是由我司义乌处处理相关事宜，若是客人需要的产品时质量中上等的产品时则均是有我司广州处处理。因此当客户发来E-mail寻找产品，我两处将会各自联系工厂寻找相应的产品，然后待客人确认后制单，到验货，出货就结束了一份单据的流程。
再来是我司的台北总部，它的作用就是:
第一，两分公司与客人的电文往来均是由台北督查，就是说每次我两处分部，与客人进行产品的制单或是信息交流时，通常是先要将电文发去台北总部，由总部将其翻译，并做整理修改，再发去给客人。
第二，货物将要出货时的前三至五天要告知台北总部，并由其联系制定货代订柜，或是台北总部直接订舱，并制作整理相关的报关资料。
第三，帮助客人会付款给工厂的相关事宜。
我公司性质就是凡事要以客人利益为主。展现出客人至上的服务宗旨。

第二章．外贸业务的实际操作流程与介绍
一. 外贸业务的实际操作介绍
进入外贸公司，那么我们就必须扎实自己的知识，并运用在工作之中，进行实际操作。
而进入公司正式接触后发现接单其实分为两种：一是接的新单，二是续单。
因此我先来介绍如何接手新单：
首先，接一份新单时要学会如何接待客户就要了解客户的相关信息。如，我司广州分部的主要客户是在沙特。那么我们必须知道沙特的第一商业城及主要港口在“吉达”，而沙特圣城麦加又与吉达相近，人流量就可想而知。沙特的主要宗教就是穆斯林教，禁食“猪肉”，有斋月（等同于中国的过年），且穆斯林的教徒都必须在有生之年前往圣城麦加进行朝觐。据此我们可以知道，第一，在接待客人时首先不可带其去食用猪肉相关食品；第二，我们给客人的出单的货物必须赶在斋月之前送达目的地，以利于客人赶上当地的销售高峰期。因此，想要接待好客人，那么必须要了解到客人的历史文化背景。
其次，处理好接单的相关事宜。先要与客人确定好产品种类及相关信息。再是根据这些信息找相关的产品的生产工厂并再次给客人确认。客人确定后制作PI（Purchasing Invoice）给客人再次确定，看是否有需要变动的地方，而客户最后一次确定后就会发来采购单，我司就可帮其制作PO（Purchasing Order）。在制作单据的过程中我们必须要注意的是：由于产品用于出口，那么在采购单上一定要标明“MADE IN CHINA”的字样。工厂生产时一段时间后要寄来产前样给客人确认，以避免产品上各方面产生误差。
然后，在工厂出货之前的3-5天前往工厂验货（前提是工厂是在广东省内，若是工厂在外省，则只需寄来大货样品给我处，然后在寄去客户确定就可以了。）验货时要带上相关验货工具如：相机、大头笔、白纸、尺子等物。验货首先核对产品的数量、型号、颜色以及某类产品还需用尺子量其尺寸，从而进行详细的数据核对。再就是将该产品按各个型号及包装箱的的唛头进行拍照，再带回公司整理、储存该资料。
最后，在货物出货的前2-3天通知我司多年合作的货代进行定规或订舱。（由于我的客户顶柜、订舱均是是台北总部负责因此我尚未处理这一事件。）让工厂传来美金账户或银行账号，再整理PK（Packing List）&IV（invoice）给我司台北总部，进行付款。
 
再来的是我介绍续单：
那么先了解下何为续单？续单，顾名思义就是在之前已下过的单进行再一次的下单。而在我们接到续单的时候需注意些什么呢？
首先,续单，那么就是说明单证上的相应条件应与上次相符，例如交易条件。  
再来的就是，我们须知道既然客人已经续单，那么说明他是满意这家工厂的产品及价格。而又因为市场的价格总在变动，因此工厂一定会重新对产品进行报价，而我们要做的事就是在发给客人确认的PI（Purchasing Invoice）上标明此次新价格与上次的旧价格，这一点是非常重要的，因为我们要第一时间让客人知道价格的变动，以利于提前做好相应的改变。
然后就是，货物的体积也是非常重要的，因此我们在工厂报价的时候也要要求工厂提供产品的体积或是包装后的体积，以利于我处及时通知客人增减数量，将货物体积尽量凑成一个或几个1*20CY或1*40CY或1*40HQ的柜。避免或多或少的数量造成不必要的花费。
 
最后我们要在验货时严格的检验其产品质量是否与上次的统一，因为客人之所以续单肯定是满意上次产品的质量，而又因为有了上次的对比性，也许才会更容易出现一些错误，所以要更严格的检验，以利于客户满意。
其实续单跟新单的基本流程大致相同，只是新单必须要从最开始了解市场行情开始，有时还有前往相应的市场一家家家的询价，整理好资料给客人挑选工厂，然后再制单加上相应的信息资料再给客人确认，再制PO（Purchasing Order）发往工厂开始生产。
通过在外贸公司的工作及学习，主要是在巩固自己的专业知识的同时，不断的扩展自身所匮乏的社会知识。我所在的公司首先会分配几个小一点的客人给我（这里的小一点的客人指的就是订单少或是订单量少的客人），而工作内容就是：

关键词：外贸公司   商务知识  制单   跟单

目 录

摘 要 4

第一章 前言 5

一.公司介绍 6

第二章 外贸业务的实际操作流程与介绍 6

一.外贸业务的实际操作介绍 7

第三章 外贸业务流程设计成果 8

一.询价 8

二．制作订单 10

三．支付定金 12

四．验货 13

五．请款 15

毕业设计小结 20

毕业设计小结

随着毕业日子的到来,我的毕业设计也接近了尾声。只有自己亲自做过才知道，这不仅是对前面所学知识的一种检验，也是对自己能力的一种提高。通过这次的毕业设计之后，我才发现自己的欠缺，及需要改进的地方还太多太多。
从专业知识方面来说：首先从外贸跟单来说，在书本中的学习，只是让我对单证这块有个大概的了解，知道一笔单中包含着哪些单据，而在工作中我可以清楚的了解到一笔单的整个流程从接单-询价-制单-验货的详细细节，例如，制单过程中我们要考虑价格及品质，续单则要考虑旧价，又因此货物均是出口产品，要过海关验货时必须查是否在包装或是产品上贴或丝印上“MADE IN CHINA”等等。这些虽然是细小的东西但是却绝不容忽视，这些也是课本中所无法学习到的经验。
然后，我知道了，要想找到客人最想要的合适产品，品质及价格不容忽视，但是最至关重要的是了解市场行情，我们要做到的是清楚明白各个地区市场的优劣，以及其产品的优劣，这样一来可以避免在找寻产品厂商时走弯路。
最后，填写单据，书本中所学到的单据填写或许来说走完了整个流程，但是教会我们的仅仅是一个模糊的概念，只是知道单据的填法，却没有真正理解每一个内容的真实意义。
从社会经验来说：由于我司是外贸公司，接触外国客人是比较正常的，因此人际交往是非常重要的。尤其是在广交会期间，我处经常要带领客人前往各类市场与客人基本上是朝夕相处，因此人际交往更是重要。从中我所学到的是，与人交往首先了解他人的习性，及忌讳。从大范围来说是了解其民族特性及文化背景。例如我司的沙特阿拉伯的客人来说，沙特的主要宗教就是穆斯林教，禁食“猪肉”，因此是饮食上，一定要多加注意。还有他们的斋月在，这就等同于中国的过年，因此我处在带领客人外出下单时，一定要首先替其考虑交货的时间问题，出单的货物必须赶在斋月之前送达目的地，以利于客人赶上当地的销售高峰期。了解他人，然后想人所想，这样一来的一定可以与客人和谐的相处。
经过这次的毕业设计的总结,让我现在更加的明白一个外贸业务岗位的要求是什么以及一个从业者职业素养的重要性。
从我自身所从事的外贸业务来说，记得刚进公司时主管就跟我们讲过，我们的服务宗旨就是客人利益的最大化，而我们所站立的角度就是：在客人心中我们永远是站在他们的一边，而在工厂看来我们永远是站在公正及中立的一边。这也就是我们岗位最大的要求：要让自己站对位置。
因此作为一个外贸业务，理解的能力也是非常重要的。当客人要求我们寻找产品的时候，我们要严格遵照客人的意思找寻其理想的工厂。而这时一定要多对比几家，优中挑优的将工厂资料报给客人，再让他们自行进行挑选。
然而，想客人所想固然重要，但是想客人未想到的也是我们职业的要求，例如在客人下单的时候，此批货是否能够凑满一个柜呢，这样一来就能让客人避免不必要的浪费。
对于我公司这类性质的外贸公司来说，员工的职业素养就显得尤其重要了。因为我司处于的位置是第三方。而我处的客户不会时常呆在中国，所以我们的作用又体现在了代为监督工厂。这样一来的我们可能会时常收到了来自工厂的诱惑。虽然公司是有严格规定绝对不可以那工厂的任何回扣，哪怕是我们在工厂验货时到了饭点也决不能在工厂吃饭，正如我司老板常挂在嘴边的一句话所说：吃人的嘴软，拿人的手短。这样一个世人皆知的浅显道理，但是是否能做到，并不全在于公司的规章制度，更是一个员工职业素养的体现了。
这一次的毕业设计，让我发现原来在工作中我已收货颇多了.因此这次的毕业设计不仅是对我目前工作情况的一个介绍，更是一次查漏补缺的过程，让我不但总结了自己的所学，更是对自己工作的一次检验。而且这次的毕业设计也我明白到校园的学习是为我们引领一个方向，社会的实践是为我们一步一块砖的铺筑未来的道路。在学校我们学习知识，而在社会我们实践道理以及人情世故。两个不同的阶段，也是两个在人生中不可或缺的转折点。
最后，还要感谢我的指导老师对我悉心的指导，才让我圆满的完结我的毕业设计!