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存货管理制度设计—-以长沙洋华机电设备制造有限公司为例
长沙洋华机电设备制造有限公司位于武广新站南2公里的浏阳河畔，厂房占地面积6000平方米，是一家创设于2005年，专业研发、生产、销售“鑫洋华”牌钢制多媒体教学讲台、电视幕墙、监控台、网路机柜和摄像机立杆等系列产品的生产制造企业目前又新研发出来自动售货机、存包柜等产品。
公司引进了全系列数控加工设备和全自动喷塑设备，大大提高了生产能力和产品质量。成为了2009年同行业唯一公安厅入围品牌。
公司大批量的生产，对各种零部件，如螺丝，螺母，垫片，导轨及各种锁的需求非常大。但目前，公司也存在着五金产品浪费、利用不当等问题。而造成这些现象的原因主要是仓库人员流动性大、领用手续过于简单且不健全、储存设施部完善、存储方法单一和存货盘点不及时等。
一、存货管理存在的问题
（一）存货管理流程不规范
1、存货采购环节
（1）采购流程衔接不到位
采购人员需要根据PMC部提供的资料进行采购，而PMC部是根据技术部录入的BOM表下达的生产投料单，技术部又要根据营销提供的客户产品要求进行编制BOM表，这其中就有三道程序，无论其中哪一个环节出现问题都会影响到存货的管理。
有一次就是因为营销下错了单，导致后面的程序也出现了错误，采购员购买了根本就不需要购买的材料，导致材料堆积，而技术部和PMC部也要重新安排工作，这样就导致公司人员做了一堆无用工，还让资金流失。而且有时如果是需要采购一些小的、数量少的材料就只是直接和采购员说了一声，根本就没有填制采购申请单。
（2）物料科目设置不规范
采购人员入库的科目设置不统一，导致同一产品在库里的名称不一，加大了仓管人员工作的难度。就现在而言，长沙洋化机电设备制造有限公司运用金蝶系统，仓库的生产领料单，需要PMC人员根据技术部录入的BOM表，下达生产投料单，再进行领料出库。由于物料名称不统一，真正存在的物料与仓库的物料往往不是生产投料单上面所需要的物料，如生产投料单里面的锁紧螺母，在五金仓系统里面实际叫做尼龙锁紧螺母，从而导致尼龙锁紧螺母的出库不能体现在生产订单里面，于是成品的成本结转也会存在偏差。
2、存货入库环节问题
（1）岗位的设置对存货的入库存在很大的影响。而洋华机电在仓库就只设了一个仓管员，一旦有大量的材料要入库时根本就忙不过来，这就有可能会出现库存与账面不实的现象。
（2）领用低值易耗品如打印纸时也存在很大的问题。采购员将其买回来后就直接放到了办公室里面，只是在仓库过一下账，并没有真正的入库出库。在仓库的账务上也没有相应的这类低值易耗品。
3、存货领用环节
   （1） 领用时的手续过于简单，超额领用材料的手续不全。生产部门领用的材料未设置消耗定额且未填制限额领料单向库房领料。
   （2）无内部稽核人员审核领料单，核对收发凭证和存货账簿，检查收发记录和结存余额，查看存货的领用会计核算是否准确；而且在领用时就只是领用人员在仓管员那里签了一下字，根本就没有拿经过审核了的领料单。
4、存货退回环节
存货领用时普遍未设置领退料制度，生产车间到每月月末对于已领用但尚未耗用的原材料未填制领退料单，造成虚减库存，虚增成本，直接影响到当期损益 。领用人员在将多余的材料还回仓库时，也就只是将材料还给仓管员并签字，在电脑的档案里面没有任何的记录，也没有填制相关的材料退回单等，甚至公司根本就没有对材料的退回进行管理，只是退回来了就退回来了。 
（二）存货盘存制度缺失
一般情况下，企业都会对存货进行不定期的或定期的盘点，并且应该是按照账面余额对存货进行实地盘点，但在洋华的实际情况是，管理人员只有帐面数字，缺少实地盘点。而有时不进行实地盘点，就不能准确核查材料的使用情况，使存货实际库存与帐面记录有误差。例如：在对螺丝等五金小件的盘点中，管理人员为了方便盘点，一般都不会对这些五金小物件进行盘点，这样就会导致库存与账面存在较大的误差。又因螺丝的种类多数量大，因而会存在着更大的误差。往往领用人员在管理人员那里查显示库存还有很多，但到仓库领的时候却领不到需要的数量，这就会导致某些生产环节无法进行。
到月末时没有真实的进行盘点，只是象征性的告诉财务，财务做账时也就是在年末结账时把低值易耗品帐户进行假帐处理。
二、存货管理制度设计
1、采购制度设计
在采购材料时，应该由所需部门将其所需材料的资料进行汇总，然后到仓库进行查询，看需不需要采购，若需采购，则填制相关的采购申请单，并由部门主管审核签字后交给采购员进行统一采购。在采购材料时要防止私自采购和不写采购申请单的情况出现，以免造成存货与账面不符的现象。
采购申请单
部门：                                    年    月   日

名称	规格	单位	库存数量	申请数量	准购数量
采购说明		预支金额		审批意见

主管：                                     申请人：
2、入库制度
材料在入库时应该要由采购员、仓管员和财务人员三方以此进行审核签字后，方可办理入库，这样就可以让库存与账面数据一致，减少纰漏的出现。还应注意将已经验收的存货的保管与采购的其他职权相分离，可减少未经授权的采购风险，存放商品的仓储区应当相对独立，限制无关人员接近。
材料入库单

NO	材料名称	规格	数量	单位	签收人	备注
1
2
3

采购员：                 仓管：                财务 ：                                                                 
3、领用制度设计
领用材料时应该要有经领用部门主管审核批准的领料单，然后由仓管员根据单子上的数量金额进行领用并签字，事后仓管员还需将已审核的领料单登记入账。并且领料人员不能进入仓库，应由仓管员将其所需的材料拿出来，避免仓库因人员混杂而造成不必要的损失。
限额领料单

领料部门			工程编码		工程名称
材料编号	材料名称	规格型号	计量单位	计划投产量	单位消耗定额	领用限额
日期	领用数量	规格型号	领料人	发料人	累计领用量	限额结余数量

主管：                  领料人：             仓管员：
4、退回
领料人员在将没有用完的材料还回仓库的时候应该要填制相关的材料退回单，并且也要经过所属部门主管的审核批准，将单子和材料一并拿给仓管员，经过仓管员核对无误之后再签字，最后仓管员将资料详细的登记入账。确保账面资料与库存一致。
退料单                                       
   编号：                                            日期：

材料编号	材料名称	数量	原因	签章

主管：                   退料人：                仓管员：
5、存货的盘点
定期盘点是及时发现库存材料是否账实相符的方法之一，仓管员应该按照规定进行定期盘点库存，编制盘点的相关表格，并核对表格上的资料是否与库存一致。若不一致，则需对出现的问题立即查找原因并进行调整。
每季度应该进行一次由财务部参加的实物抽盘，年度进行一次存货的全面盘点。还应对库存建立ERP系统管理，因为ERP系统能够扫描、接受和处理所有存货数量的价格信息，基本上能够自动完成盘点工作，这样就大大降低了盘点成本并且提高了存货管理的精确性和正确性。
盘点表
盘点人：                                         盘点日期：

NO	材料编号	材料名称	规格型号	单位	库存量	备注
1
2
3

此外，企业财务职位上还应配备与岗位相适应的财会人员，以提高存货与生产成本的财务核算水平，进一步健全企业存货会计核算。五金仓仅设一名员工，且由于收发频繁，工作量大，工资设定不合理，导致后期员工流动性大，员工工作交接不到位，后期问题的遗留比较严重。财务会计人员以及仓库管理员需由经过专业培训的财务人员担任，并要不断的提高存货核算管理人员的技术水平，以提高生产成本的财务核算水平，提高企业资产损益的真实性，规范企业的存货管理。
6、权限管理制度设计
存货是为了满足企业正常生产和销售需要而持有的流动性资产，是能够给企业带来经济利益流入的重要经济资源；存货是企业经营活动中最活跃的因素，它不停的被购进或被生产出来，然后不停的被销售出去，并通过存货的购进、生产和销售，使企业实现利润。而且存货即是企业流动资产中重要的组成部分，也是资产负债表、利润表重点披露的内容。所以在企业的存货管理中应该要注意权限的划分，每个人负责一部分，不可超过自己的职权范围。具体情况如下表所示：

职位	职责	权限
仓管员	管理仓库	材料的入库、领用、退回、盘点，存货资料的更新
采购员	采购材料	材料的采购
领料人	领用材料	领料单和退料单的填制，材料的领用和退回
部门负责人	审核单据	领料单和退料单的审核
财务	管理数据	各项资料的录入和存货的盘点