万方公司内部控制测评优化方案

万方公司内部控制测评优化方案

摘要：内部控制测评包括调查了解被审计部门内部控制并进行初步评价，审查和评价被审计部门内部控制的恰当程度、有效性和健全性，以及在履行职责时的执行效果等内容。本文主要针对万方公司会计档案管理控制测评现有情况进行分析、研究，找出存在的问题，结合作者观点，建设性地提出改进措施，为优化方案提供基本思路。

关键词：内部控制测评优化方案

内部控制是指公司或各个组织在社会经济活动中建立的一种相互制约的组织形式和职责分工制度。公司内部控制的主要目的在于优化管理、提高效益。会计档案的管理和控制也就自然包括在其中了。

直接影响着财务管理水平、资金运用质量、记录和反映每个部门资金业务的关键资料和证据就是会计档案，因为篇幅有限，本文从会计档案的管理着手，对本人所在实习公司的内部控制进行测评。

一、万方公司的基本情况

万方新能源电子（有限）公司（以下简称“万方公司”或“公司”）成立于1996年，生产车间位于深圳市龙岗区吓坑村三区八号，销售处在深圳市洪湖区南天路帝王大厦2209室，公司共有种类高素质职工近600人，是国内集研究、开发、制造、销售锂锰扣式电池的三大公司之一。公司拥有一整套先进的生产设备，还有数套全自动化制造系统、检测系统，近五十条装配生产线，年生产能力超过170000000只，通过了ISO9000质量管理体系认证和14001环境管理体系认证，及美国UL产品认证，SGS质量认证，产品的各项技术指标均达到或超过国际IEC标准和JIS C8512日本标准。注册商标为：NEWSUN。公司的客户有鸿海、飞利浦等国际一流公司，公司的产品除了在中国大陆销售外，60%以上远销北美、东南亚、东亚、欧洲等地。产品用途非常广泛，如：电脑主板、照相机、游戏机、高速公路汽车计费器、电子称、万年历、智能电表、电子闪耀器及玩具、健身器材控制器、遥控器、随身听、移动DVD，手机、传真机，迷你收音机、智能电饭煲等等产品上用作记忆支撑电源。

2015年9-12月份，通过联系，我进入万方公司实习，实习期间担任审计助理一职，主要做的工作是参与执行各类审计业务、负责编制审计业务工作底稿、负责利用审计办法，帮助企业实现业务目标、增强管理能力和减少企业风险等工作。

三、万方公司会计档案内部控制测评存在的问题

会计档案的管理万方公司基本上建立了一整套的内部控制制度，但是通过访谈、观察、调查发现，该制度在执行的过程中仍然存在一些问题。

（一）对会计档案管理不够重视

通过对企业员工的访谈发现，公司没有成立档案管理部门，也没有安排专人专职（或兼职）管理。哪个部门要找档案，都是自己安排。调阅过程也不需要申请、登记、审核，调阅完成后，也没有专人专职（或兼职）归位。如采购部想调阅2014年11月-2015年10月，供应商拳天龙公司的付款凭证，以此核查拳天龙这一年来的供货、价格情况。这些档案都在仓储部一专门档案柜内，但由于未建立索引分类存放，找了很长时间才找到。

可见，公司领导和财务人员对财务档案工作缺乏全面的认识，只注重内部财务项目的实施，忽视会计档案的汇集、整理、归档、审核工作，认为会计档案整理费时费力，没有把会计档案管理列入议事日程，没有安排专人专职（或兼职）进行管理。

（二）会计档案管理制度不够完善

本公司“会计档案管理制度”中第二章第八条第2款有对“会计电算化资料的管理”规定“必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。”第一，每月至少一次，不明确，到底是一次还是两次或更多？第二，没有规定备份时间间隔；第三，在什么情况下备份？第三、责任人、审核人没有规定。这样的条款，很容易形成空文件，实际执行情况不明确，效果是名存实亡。

然而，公司“会计档案管理制度”中第六章第二十二条：“第二十二条本制度由公司财务管理中心负责制订、解释和修改。”但是，第一，档案管理制度在什么情况下修改，没有任何详细说明；第二，没有审批、核准部门。

由此可见，公司的财务部门领导对资金的管理高度重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一套完善的会计档案立卷、归档、登记、保管、借阅、销毁和审批等管理制度。

（三）会计档案交接、登记、装订、归档不规范

采购部调阅会计档案时不需要办理任何调阅申请、审核、登记、归还手续；会计档案也是随意存放。

在仓储部还发现一大批1998年、1999年存放期到期的供应商付款凭证。向仓储部人员了解情况为什么还留有这些凭证时，仓储人员说最近没时间处理。问他们一般怎么处理时，他们说就当废品处理。

可见，公司会计档案管理工作不规范主要有以下三个方面：第一，公司不能及时装订会计凭证，而是将会计凭证随意放置在仓储部，或长时间放在一个纸盒里；第二，没有建立会计档案交接、登记、归档、调阅、审核制度；第三，没有建立会计档案销毁申请、审核、登记制度。

四、会计档案管理优化建议

（一）提高会计档案管理的重要性

公司要加强对会计档案管理工作的领导，要提高对加强会计档案管理的重要性的认识，设立档案管理部门的一定要把会计档案同其他档案同等重视，规范管理，不能厚此薄彼。不具备设立档案管理部门的，应在会计机构中指定专人负责会计档案的装订立卷归档和保管工作，但出纳人员不得兼管会计档案的保管工作。此外，公司的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，使会计档案管理走上法制化的轨道。

公司必须成立档案管理部门，安排专人专职（或兼职）进行管理，档案的交接、归档、调阅、销毁等都必须进行申请、审核、登记。

（二）健全会计档案内部管理各项规章制度

公司要健全内部控制测评中会计档案管理工作，定期测评会计档案控制测评制度的完整性，还需要在以下几方面加以完善：1.明确软盘备份要求：每个月3次或每周1次，并明确日期（比如每周五下午，或每旬的最后一个工作日的下午）；落实备份人的资格、职责、程序；备份的具体内容和要求；作好备份登记、审核工作。2.明确档案修订、销毁制度；对会计档案修改条件、要求、审批程序进行统一规范，并对执行情况落实到人，建立奖惩制度。3、电子系统升级时，作好纸质会计档案、电子档案的同步工作，保证纸质档案和电子档案的一致性。

（三）规范会计档案装订、立卷、归档和销毁工作

规范会计档案管理工作，需要做好以下三个方面：第一，订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，在粘封处加盖会计人员印章，装入会计档案盒（凭证）盒内，并在盒上粘贴“会计档案（凭证）”贴纸。第二，建立会计档案（凭证）帐簿目录、会计档案（凭证）凭证目录、会计档案（凭证）交接表、会计档案（凭证）登记表、会计档案（凭证）调阅申请批表等。第三，会计档案保管期满，需要销毁时，由公司会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。

结束语

会计档案是记录和反映一个公司经济业务往来的重要数据，会计档案的管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最重要的一个环节，往往很容易被忽视，这样就成了财务管理工作最薄弱的一个环节，它直接了体现了公司财务管理工作的质量和水平。档案管理这门学问，值得会计人员花时间和精力去认真学习、积极探讨。通过学习和探讨既可以提高会财务人员的业务技能，也能提高财务人员的自身素质。因此，加强会计档案管理既能提高财务管理水平，又可以更好地为经济建设和体制改革提供服务。

参考文献

[1] 刘国能，《中国档案事业体系》，北京中国档案出版社，2012年8月

[2] 马素萍，《会计档案工作管理体制研究》，北京档案，2012年5月

[3] 黄世喆、韦华《关于非国有会计档案管理原则与体制的思考》，北京档案，2012年5月

[4] 陶亚坤，《关于民营会计档案管理体制创新的思考》，辽宁兰台世界，2009年4月

[5] 周三多、陈传明，《管理学--原理与方法》，上海复旦大学出版社，2013年11

摘要 1

关键词 1

一、万方公司的基本情况 1

二、会计档案内部控制现状 2

三、会计档案管理内部控制测评及存在问题 3

（一）对会计档案管理不够重视 3