长沙千人智能科技有限公司成本费用控制制度优化设计

长沙千人智能科技有限公司成本费用控制制度优化设计
1公司简介
长沙千人智能科技有限公司办公室地址位于湖南省长沙市岳麓区桔子洲街道天马村廖家院子组22栋203号，于2012年04月18日在工商局注册成立，注册资本为100万人民币（万元），在公司发展壮大的6年里，始终为客户提供最好的产品、良好的技术支持、健全的售后服务，公司主营业务是家用电器及电子产品、五金、家具及室内装饰材料、体育用品及器材、汽车、摩托车及零配件等；一般是通过供应商下单销售（如硅能、单晶板等）；公司自营和代理各类商品及技术的进出口，但国家限定公司经营或禁止进出口的商品和技术除外。公司虽属于电商公司，但有部分产品属于自己公司产出（如灯泡、控制器、逆变器等）。
2公司成本费用存在的问题
2.1采购部门在采购环节费用过多且不合理
采购部根据客户的需要进行采购产品或者通过供应商下单代发，在采购过程中，采购员为了节约时间满足客户尽快下单发货，通常就从较远的地区进行采购，不管成本有多高，还是选择在合作的供应商（地区偏远）那里进行采购，一般在供应商那里下单，采购成本加上邮费就比产品的实际成本要高出三分之二，因为采购费用过多导致主营业务收入减少。
供应商成本对比图

产品名称	数量（块）	单价（元）	金额	供应商
50W单晶板	100	142	14200	金晟
50 W单晶板	100	150	15000	篆阳
24V38A硅能	100	273	27300	金晟
24V38A硅能	100	293	29300	篆阳
差价			2800

通过对篆阳供应商和金晟供应商的对比表可看出千人智能选择篆阳为货源，导致千人智能的采购费用和主营业务成本原每月多支出2800元，加上偏远地区的物流费可能会导致更多的费用支出，因此更多存在不合理现象。
2.2技术部门和仓库人力资源分配不合理，造成人工成本增加
公司技术部门是很重要的，一是对产品进行维修，设计编程，进行图片的美化功能等，公司由15人组成单独的技术部门，有的是多人一岗，虽说工作量很大，但是人多却技能不同，很重要的岗位都招聘几个人上岗研发，从而造成人力资源浪费，成本增加。二是仓库由3名快递打包员、4名设备包装员组成，3名仓库员平常待在仓库发货，发快递，把产品进行包装并打包，有时候一个人都可以做完的事情，却要3人一起完成，造成办事效率低，而且4名设备包装人员平常包装机械设备的组装以及包装，其实包装任务重复了，公司却把包装分了两派，同样多给员工发工资，造成人工成本增加，应付职工薪酬增加。
2.3公司制度不完善，营销部门产生过多的后期返现
公司还是个小规模纳税人，也是一个电商公司，制度并不是很完善，很多地方还存在很多缺陷，例如：公司的营销部门专门销售公司的产品，由不同的客服组长带领不同的团队接单拿提成，帮助客户淘宝下单，帮公司销售产品增加主营业务收入，在客户购买之后，产品在后期会出现很多情况导致客户退货退款，一般出现的情况有产品在物流运输过程破损，运费太贵，质量不过关等。客户因此会退货，客服尽可能为了不让客户退货，通常会跟客户协商，等客户确认收货之后，给他进行一部分返现，有的客服返现金额过大，不利于公司的收入和发展，有的订单甚至出现负利润的情况。
2.4行政部报销制度不规范，导致不必要的支出
目前公司正在发展并改善，但有些制度仍然没有加强完善，存在制度的不严谨，造成公司不必要的费用增加，例如报销制度，行政部对于报销这快没有明确的规定，造成了员工个人出去聚餐也报销，出去出差、买东西（公司用品）进行无发票口头报销等，特别是无发票口头报销这块，员工随意报销，很容易造成开支不真，很难核实开支的具体情况，而且报销流程也很简单，没有经过负责人的审批就报账，如此一来，很容易作假，借用公司的钱肆意的挥霍或者赚取额外的差价等。而且财务部门计算公司每个月加大了各种费用和营业外的支出，对公司的后续发展存在严重的影响。
3公司成本费用控制制度优化设计
3.1采购原材料“货比三家”择优选择供应商.
对于一个公司来说，只有严格的公司采购制度才能对原材料采购数量和单价进行有效的控制。假如材料采购这个环节出现很大的问题，极易导致采购部门与供应商之间产生矛盾；假如采购人员不按公司规章制度办事出现弄虚作假现象，会徒增采购成本。为了解决这些问题，公司应在采购原材料或者在供应商那里下单做到“货比三家”，择优选择供应商。在供应商篆阳跟供应商金晟提供的100W单晶板质量相同的情况下，应该选择单价低的供应商金晟。在采购硅能时，也应多家衡量后选择价格实惠，质量高标准的商家，单晶板跟硅能品采购可以选择不同供应商并进行策价。另外加强对采购人员的监督也十分重要，公司应选择有诚实、实干品性的采购人员。采购人员应该把公司的利益摆在第一，不能弄虚作假，贪图小便宜。这样才能杜绝采购人员在采购过程中收取回扣，才能在采购成本减少成本的同时而采购到高质量的材料。
供应商成本对比表

产品名称	数量	单价	金额	供应商
50W单晶板	100	142	14200	金晟
50W单晶板	100	150	15000	篆阳
50W单晶板	100	140	14000	文敬
24V38A硅能	100	273	27300	金晟
24V38A硅能	100	293	29300	篆阳
24V38A硅能	100	260	2600	文敬

3.2进行合理的人工分配或裁减，提高工作质量和效率
对于一个公司来说，每个部门都起到很重要的作用，而且每个员工的正确分配也固然重要，都是关系着公司的成长和发展，人多虽是好事，有利于壮大公司的规模，但是人多不正确分配的话，会造成公司的人才闲置和人力资源的浪费，所以，对于公司这两个部门的人力安排如下：①对于技术部门的多人一岗这样的情况来看，公司可以裁减一部分人员，或者正确安排其他的人员到其他有用的岗位上。如果能力胜任不了，公司可以组建一批培训人才，给相应的人员进行培训上岗。这样一来，即可以做到正确并合理的人员安排，降低应付职工薪酬，又可以提高工作质量和效率。②对于仓库人员的任务安排，设备包装任务和仓库快递打包的任务重复安排了，公司可以安排2名设备包装职位，裁减其他2名，仓库快递打包人员安排过多，也可以进行裁减。裁减平常不做事的员工，有利于增强工作效益，减少日常的开支费用。
3.3制定营销部门新的规章制度，减少后期返现成本
在营销部门这模块上，可以在之前的制度上新增加几条规则，如：①客服接单不超过300元不能给接单客服算利润；②以公司利益为主，不能做损害公司的事情。③对客户的返现不能超过客户下单价格的三份之一则那全部提成，如超过，则不能给接单客服算全部提成。④给客户发货保证货前质量，防止质量不过关，客户退货造成的损失。⑤接的订单不能亏本，如亏本则扣利润。通过几项的规则，对客服返现进行限制，这样不光能加强客服对客户的协商能力，还能提高公司的营业收入。
3.4完善报销制度，核实费用开支，减少管理费用
对于公司的报销制度存在漏洞，导致费用开支巨大，公司应完善报销制度，避免费用的开支，针对报销这块，公司应该加强规定，在原有的基础上进行发票报账并完善报销流程，进行核实付款，例如：员工出差向公司借支差旅费，填写暂支单，履行相关借支审批手续，借款金额不超过本人月薪额度，回来报账，应在一个月内进行办理报销手续，出具证明材料和报销理由（发票或者审批单），有负责人签字证明，然后经过财务总监核实方可报销。为了防止出差人员乱报销，进行一个报销标准，不在报销标准之内，一律不能报销。报销标准如下：
报销标准：

岗位级别	交通工具				标准（元/天）
	火车	飞机	市内交通工具	市内交通费	项目	一类地区	二类地区	三类地区	港/澳台地区
部门负责人以上	动车普通座（卧）	普通舱位	公交车/地铁	有效票据实报实销	住所标准	230	190	150	600
					伙食标准	50	45	40	80
一般员工	动车铺车座（卧）	-	公交车/地铁	有效票据实报实销	伙食标准	170	150	100	500
					伙食标准	40	35	30	70
备注：一类地区：首都、直辖市、特区城市沿海开放地区和重要省会城市和个别城市。北京、上海、天津、重庆、深圳、珠海、汕头、厦门、广州、福州、杭州、南京、济南、哈尔滨、长春、沈阳、武汉、郑州、西安、成都、海口、青岛、温州、宁波、大连等。二类地区：除一类地区外的内地、中西部省会级城市、一般地级城市和个别沿海县级城市。