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电子文件管理系统测试和认证

电子文件管理系统测试和认证

国内目前大多数学者都关注了电子文件管理系统标准的测试,但对于电子文件管理的认证这一方面却很少有人做深入研究,认证是保证产品、服务、管理体系符合技术法规和标准要求的合格评定活动,是国际通行的对产品、服务、管理体系进行评价的有效方法。认证按其对

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详细描述

电子文件管理系统测试和认证

选题背景
随着电子计算机和互联网对世界产生的影响越来越大,无纸化办公的普及和档案电子化的步伐也越来越快,随之产生了海量的电子文档,电子文档也逐渐取代纸质文件成为人类文明传播和承载的主要载体,据估计,在2009近有八十万PB的电子信息生成,其中近75%是由各类组织对其管理的。[1]如何对这些电子文档进行有效的捕获,分类保存以便于更好的利于它们,成为了当今世界一个棘手的问题。[2]
电子文档一般不具有法律证据性,要想具有法律证据性就要通过电子文件管理系统(Electronic Record Management System, ERMS)对其进行“登记”(Declaring),这也是电子文档成为电子文件的标志性操作。电子文件管理系统也是实现电子文件证据价值的落脚点随着对电子文件管理系统的研究,催生了人们对制定电子文件管理系统标准的思考. [3] [4]为了界定电子文件管理系统的有效性,保证电子文件安全、稳妥的管理,在ISO15489成为世界文档管理的第一个国际标准后,各国和组织相继推出了各自的需求标准。目前世界上电子文件管理系统测评工作中可遵循的依据有欧盟《电子文件管理通用需求》2010(Model Requirements for the Management of Electronic Records,  Moreq2010)、美国国防部《电子文件管理软件设计评价标准》(Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications,DOD5015.2-STD)、国际档案协会《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》 (Principles and functional requirements for records in electronic office environment,ICA-Req)以及我国《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194-2012等。[5] 
为了保证电子文件管理系统满足各种某种标准的需求,就要参照各电子文件管理系统需求测试标准,对电子文件管理系统进行需求功能一致性测试。对于电子文件管理系统的开发商了供应商来说测试是检测他们所开发的电子文件管理系统是否符合相应的标准的方法。[6]对于通过电子文件管理系统标准的电子文件管理系统各测试机构可以给以颁发证书,进行相应的认证,
 
 论文将主要研究以下三个的电子文件管理系统需求的测试和认证
一、欧盟《电子文件管理通用需求》(MoReq)
1996年在第一届文件生命周期论坛(Document Lifecycle Management ,DLM)论坛上,来自欧盟各个国家的专家倡议制定出电子文件管理系统的功能需求,随后由英国康维尔管理咨询集团负责组织的欧盟《电子文件管理需求——MoReq》诞生了。 [7] 这也是第一个版本的MoReq,第一个版本的MoReq并没有在欧洲国家普及开来,但它作为第一个实践标准对欧洲国家产生了一定的影响。[8]随着信息化的脚步越来越快,电子文件管理系统在实践中也遇到越来越多的问题和挑战,老版本的MoReq由于其需求过于概括性和抽象,很难再用于电子文件管理系统的测试和评估工作,也无法用于反应最新的研究成果以及解决当时新出现的问题,于是MoReq2的制定工作就开始了。[9] 新版的MoReq2于2008发布,不同于MoReq, MoReq2加入了测试认证,让供应商证明他们的软件通过了MoReq2认证。[10]同时MoReq2在MoReq的基础上,更加注重电子文件管理的实践,在内容、术语、需求以及标准方面,都进行了修改和提高,在可操作性和实用性上MoReq2相比于MoReq更是有了长足的进步。为了兼顾欧盟成员国的不同情况,MoReq2专门设置“第0章”,允许各国可以对语言、国家法律和制度差异作出解释,从而实现 MoReq2的本地化。[11]目前MoReq2010的测试和认证由生命周期论坛负责。
二、美国国防部《电子文件管理软件设计评价标准》(DOD5015.2-STD)
1993年,美国国家档案和文件管理署 (NARA)、美国陆军、美国空军和军事研究实验室等机构的工作人员共同组成了美国国防部文件管理项目组(DoD records management task force),该项目组致力于文件管理工作的重新组织。两个月后项目组公开了第一份研究报告《文件管理软件的基本功能需求和数据元素》,该报告送交国防部所属机构、其他联邦机构、以及软件供应商征求意见。项目组的任务到此大致完成。随后,国防信息系统部(Defense Information Systems Agency,DISA)接手工作,并将任务交给其下属的联合互操作测试组(Joint Interoperability Test Command,JITC),由他们进一步完善功能需求,着手建立软件测试和认证程序。1996年,JITC工作人员开始起草标准,他们参考了美国国家档案和文件管理局以及联邦文件管理指令,综合考虑了澳大利亚和加拿大的有关标准,增加了电子邮件管理的需求。1997年DOD5015.2《电子文件管理软件设计评价标准》正式颁布,2002年该标准重新修订。目前该标准的维护和管理软件的测试认证工作仍由JITC负责。[12]
三、我国《电子文件管理系统通用功能要求 (GB/T29194-2012)》
目前国内文件管理系统功能需求的国家标准是由电子文件管理部际联席会议办公室与中国人民大学信息资源管理学院联合制定的《电子文件管理系统通用功能要求 (GB/T29194-2012)》(以下简称《需求》),已于2012年12月末发布,2013年6月1日起实施。[13]另外除了上述国家标准之外,中国核工、石油、航天、航空、银行、电信、电力、钢铁等重要行业的一些大中型企业也制定了一些与电子文件管理有关的企业标准。例如,中国石油天然气集团公司制定了本企业的《电子文件元数据规范》、《档案数字化技术规范》和《归档电子文件格式规范》等。[14]目前我国的电子文件管理系统的测试和认证由中国人民大学信息资源管理学院电子文件管理系统测试中心负责。

文献综述
中文参考文献主要来自万方数据资源库、中国知网、中国人民大学学位论文库、维普、外文参考文献主要来自Web of Science、EBSCO、MoReq官网。检索时间为2016年10月16-2016年10月18日。检索关键词为:电子文件管理系统测试和认证、MoReq、DOD5015.2-STD、电子文件管理系统通用功能要求等。综合查全率和查准率,除去不同数据库间的重复,除去非英语和非汉语的文献,共选出21篇文献进行了阅读。
从研究的时间先后来看,国外学者对电子文件的研究比较早,我国对电子文件管理的研究起步较晚,始于20世纪90年代初,至今有20多年的时间,而且我国早期对电子文件的研究大多数停留在机构或者区域层面。[15]一些外国国家如美国、英国、澳大利亚等较早注重从宏观层面研究电子文件管理(如较早的制定电子文件管理国家战略)。我国的一些专家也意识到了这个问题,如中国人民大学的冯慧玲教授等人在对电子文件进行长达十几年的研究基础上提出了“电子文件管理的国家战略”2006年冯慧玲教授带领她的团队申请了国家自然科学基金项目,并与当年完成了《电子文件管理国家战略刍议》[16]随后于2010年3月正式出版了《电子文件管理国家战略》为我国电子文件管理系统走向国家化奠定了基石。
关于电子文件管理系统的文献不在少数,但其中有关电子文件管理系统测试的我仅查阅到数篇,其中朝乐门教授在《电子文件管理系统的测试方法研究》中提出电子文件管理系统测试理论体系主要由四个部分组成:测试目的、测试依据、测试内容和测试方法;并和杜小勇,薛四新等学者发明出了电子文件管理系统的自动化研究方法,并申请了发明专利,该自动化测试方法主要通过定义缺陷代码、缺陷类型以及缺陷信息对照表,然后在数据层对电子文件管理系统及其测试活动上建模,然后采用模式映射和匹配的方法并通过一系列其他步骤对电子文件管理系统进行自动测试,并最终生成测试报告。 [17] [18]庞萍在其硕士论文《电子文件管理系统的软件测试研究》指出软件测试的重要性在于用较少的测试用例、时间和人力找出软件在开发过程中的缺陷,并予以纠正。[19]
国内目前大多数学者都关注了电子文件管理系统标准的测试,但对于电子文件管理的认证这一方面却很少有人做深入研究,认证是保证产品、服务、管理体系符合技术法规和标准要求的合格评定活动,是国际通行的对产品、服务、管理体系进行评价的有效方法。认证按其对象可分为产品认证和体系认证;按其性质又分为强制性认证和自愿性认证。[20]从先后顺序上讲,测试在前认证在后,只有在测试通过后才能给予认证。测试是一种偏技术的动作,而认证含有管理的意思。但是由于人们对电子文件管理系统的研究有待深入,[21]一般的人容易把它和企业OA、普通管理信系统混淆,还有一些软件厂商为了节约成本,把电子文件管理系统故意说成是普通的信息系统,来逃避认证,因此究竟什么样的信息管理系统需要认证,是一个问题。

研究的意义和目的
理论意义
通过阅读文献,我目前还没发现我国有电子文件管理的测试标准,而欧盟的MoReq2010、美国国防部DOD5015.2-STD均有其对应的测试标准,因此研究国外的测试标准,能给我国测试标准的建立提供理论依据。
实际意义
从我国电子文件管理系统标准GB/T29194-2012颁布实施后我国电子文件管理已经逐步从以前的区域化管理逐步走向国家统一标准管理,但是由于电子文件管理系统的出现较早,我国的电子文件管理系统标准出现在后;还有一些厂商为了利润,故意逃避测试和认证,这些原因导致了目前我国电子文件管理系统测试和认证的几点问题。
一、未通过测试和认证的电子文件管理系统仍然存在。由于我国电子文件管理标准在2012年才颁布,在此之前有电子文件管理需求的企业或部门已经采购了没有通过测试和认证的电子文件管理系统,由于缺乏标准这些电子文件管理系统也是鱼龙混杂,各系统之前很可能不能兼容。如果全部更换成符合当前电子文件管理系统标准的系统,势必会带来很多人力和财力的负担,如何对待这些未通过标准的电子文件管理系统是一个问题。
二、我国电子文件管理系统的测试和认证缺乏经验。国外的电子文件管理系统测试和认证已经存在好多年了,国内才刚刚兴起几年,究竟如何测试、如何保证功能和需求一致性的问题上,国内学者研究人数较少。
三、软件厂商的测试认证兴趣不高。虽然国家已经颁布了电子文件管理系统标准,但是由于测试认证成本高,一些公司为了节省成本把电子文件管理系统伪装成一般的信息管理系统,由于一些中小企业缺乏相关人才很可能难以分辨出。长此以往,很可能影响我国电子文件管理的国家化,降低电子文件的使用效率。
国家标准GBT29194-2012的提出实现了电子文件管理系统功能要求的本土化,但是由于该标准提出的时间相对较晚,测试和认证经验也没有国外一些测试认证机构丰富,因此研究国外电子文件管理系统标准的测试和认证经验可为我国电子文件管理系统测试和认证起到一定的借鉴作用。本论文旨在研究欧盟电子文件管理标准MoReq、美国国防部 (DOD5015.2-STD)和我国电子文件管理系统标准GB/T29194-2012,总结出前两者的优势,并提炼出电子文件管理系统测试和认证的发展规律和发展趋势,最后针对以上问题进一步提出国电子文件管理系统测试和认证的建议。

论文工作大纲
论文大纲


参考文献
[1]Ricardo Vieira,David Ferreira,Jose Borbinha et al.A requirements engineering analysis of MoReq[J].Records management journal,2012,22(3):212-228.
[2]胡雨. 电子文件管理系统捕获需求规范研究[D].中国人民大学,2008.
[3]朝乐门. 电子文件管理系统的技术特征[J]. 现代图书情报技术,2013,04:30-39.
[4]于丽娟. 《电子文件管理通用需求》——MoReq[J]. 档案学通讯,2003,06:30-34.
[5]朝乐门. 电子文件管理系统的测试方法研究[J]. 档案学通讯,2014,06:57-60.
[6]Model Requirements for the Management of Electronic Records Update and Extension, 2008
[7]Wilhelm P. An evaluation of MoReq2 in the context of national EDRMS standard developments in the UK and Europe[J]. Records Management Journal, 2009, 19(2):117-134.
[8] Henttonen P. A comparison of MoReq and SÄHKE metadata and functional requirements[J]. Records Management Journal, 2009, 19(1):26-36
[9]谢海先,赵媛媛. 功能到服务的变迁——从MoReq到MoReq2010[J]. 档案学研究,2012,04:86-91.
[10]Kim Thomas.Functionality and compliance from MoReq2[J].Information World Review,2008,0(252):4-4.
[11]杨高敏,刘越男. 国内外《电子文件管理通用需求》(MoReq2)研究评析[J]. 电子政务,2012,01:41-48.
[12]于丽娟. 《电子文件管理软件设计评价标准》——DOD5015.2-STD[J]. 档案学通讯,2003,03:73-78.
[13]张晓娟,胡文佳,陈诚. 电子文件管理系统需求标准化的国际经验与启示——基于MoReq与ICA-Req的分析[J]. 情报理论与实践,2015,04:57-60.
[14]陈辉,龚轶谨,李月婷. 国外内电子文件管理标准的对比研究[A]. 中国标准化协会.标准化改革与发展之机遇——第十二届中国标准化论坛论文集[C].中国标准化协会:,2015:4.
[15]廖颖. 国内外电子文件管理模式比较研究[D].上海大学,2014.
[16]冯惠玲,赵国俊,刘越男,安小米,侯卫真,钱毅,张宁. 电子文件管理国家战略刍议[J]. 档案学通讯,2006,03:4-8.
[17]郑湙彬,朝乐门. 电子文件管理系统测试工作的对比研究[J]. 北京档案,2016,04:8-11.
[18]朝乐门, 杜小勇, 薛四新. 一种电子文件管理系统的自动化测试方法:, CN103761188A[P]. 2014.
[19]庞萍. 电子文件管理系统的软件测试研究[D]. 中国人民大学, 2011.
[20]李怀林. 认证的含义[J]. 化学分析计量,2003,06:19.
[21]朝乐门. 电子文件管理系统研发的重点与难点分析[J]. 档案学通讯, 2014(1):73-77.
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