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湖南省秘书人才需求状况调查报告
随着市场经济的迅速发展，整个社会对文秘人员的需求状况正在发生深刻的变化。为了了解文秘专业今后的就业情况和湖南省中小企业对文秘人才的需求情况，通过调查，提高对理论联系实际的认识，加强学习，巩固知识。为此，在专业老师的指导下，计划对湖南省中小企业文秘人才市场的需求进行调查。
一、调研目的、方法、内容
（一）调研目的
1.了解秘书人员的需求情况
2.了解秘书人员岗位招聘要求及情况
3.了解秘书人员在单位中的实际工作内容、要求以及情况
4.了解秘书人员的就业前景
（二）调研方法
1.招聘会
名称：株洲职业技术学院人才招聘会
地址：石峰区红旗北路476号艺体馆
时间： 2012年11月
类型：汽车营销、商务贸易、行政、文秘等。
2.招聘网站
（1）前程无忧 （2）5.8同城
3.企事业单位
姓名：*** 职务： 人事主任
公司名称：湖南富利来环保科技工程有限公司
地址：株洲市天元区留学人员创业园2栋1楼
采访时间： 2012年12月08日，周六，13：00—15：00
（三）调研内容
1.招聘会
通过走访招聘会现场，并且投简历进行面试，我们可以了解企业的规模以及对文秘人员数量、质量、能力、工作要求、个人素质等方面的需求。
2.招聘广告
通过网络上的招聘广告，我们可以直接看自己是否符合要求，并且可以电话咨询和直接发送电子简历，也可了解企业对文秘人员各方面的要求。
3.企业单位
通过走访企事业单位并且采访秘书人员，我们可以了解秘书人员在单位如何工作，如何处理事情以及作为一名秘书应具备哪些技能以及上司对秘书的工作要求
二 秘书就业情况分析
1、根据人才市场行情分析，近年来我省十大热门人才中文秘类人才需求量排名第五。大多数公司认为文秘人员是经理主管们的左膀右臂，是公司青睐的复合性人才，一般中小型公司需要文秘人员3—7人不等大型单位需要的文秘人员会更多，层次也会不一样。就目前而言，各行各业对秘书的数量和要求都在不断提高，拥有高学历的高级秘书证书正逐渐成为人才市场上的紧俏资源。所以，近年来有更多的大学生往文秘这一职位发展。
2、从事秘书职业的人员女性居多,本次调查有98%的秘书人员是女性，2%是男性。而有一种现象值得注意，女性在中、初级秘书中占绝大多数，而高级秘书则多数为男性。粗略估计，由于女性心思细腻适合从事基层的事物，因此在初级秘书人群中占据较大比重。而男性则事业心重体力良好有参谋的意识。从事文秘工作性质中，分有普通文员、公务秘书、商务秘书、人事秘书、私人秘书、经理助理等。
3、文秘职业岗位群发生较大变化。国家机关、事业单位、全民所有制单位的文秘人员需求量在逐步递减，而外资企业、民办企业的文秘人员需求量在逐步递增。大型单位分工较细，文秘人员的需求量大，多以行政秘书工作为主，有专职文员、专职档案员、人事文员等，职责比较单一中小型单位的文秘人员需求量小，一般出任文秘人员实际上是一种“综合秘书”，也称为“办公室文员”，身兼多职，通过与从事此行业的人访谈所知，通常要照顾到最基本的日常工作，即收发文件、接待来访客人、人员考勤等方面。需要提到的一点是由于国际贸易的日益发展，不难发现外企也需要用到文秘人员，但对于英语更加偏重，至少也要能用日常英语与人沟通即有CET—4以上的英语能力，职位多以外贸跟单为主。虽然中小型单位对文秘人员需求量，但中小型单位的数量呈增长趋势，所以中小型单位的综合文秘人员的需求量总的来说是增长的。而且在经济、法律、医务方面也需要增加文秘人员来协助管理工作。现阶段主要是以“综合秘书”(办公室文员)以及总裁助理为岗位群体。“办公室文员”队伍迅速壮大，“商务秘书”逐渐增多，同时，每个职业岗位群所对应的职业岗位变化也很大，不断有新兴的岗位诞生。由此可见，秘书的社会需求是相当大的
三、秘书人员应具备的能力、知识、技能
1、“国家秘书资格证”之类的资格认证含金量较高。
调查发现大部分用人单位认为文秘应有专门的职业技能，要经过专门的培训，因而高职高专院校设置文秘专业的必要性很大，受过专业培训的秘书人员会更受青睐。理解到对“国家秘书资格证”之类的资格认证的看法是因为用人单位认为获得国家秘书资格证的人员拥有专业的能力，同时能够帮助他们培养和选择相关层次的人才，只有极少人认为可有可无。因此，学校要求文秘专业的学生需要考“国家涉外秘书资格四级证书”也不是毫无道理的，它存在着合理性。参考网上资料显示，目前，参加劳动和社会保障部秘书职业资格全国统一鉴定的人数呈现出增长的势头，值得注意的是这并不是在校的学生而是在秘书岗位上任职的人员和有意向投身于秘书行业的人员都积极参加。秘书职业资格全国统一鉴定是劳动保障部推出的第一个全国统考职业，在社会各界，尤其是用人单位很受欢迎
2、用人单位普遍认为好的文秘最好具备公文写作能力、办公自动化设备操作能力、人际沟通能力、执行能力、合作能力。根据不同行业的要求要懂得本行业的专业知识背景、办公室事务管理知识、应变能力、商务知识、法律知识。此次调查可见，绝大多数用人单位或在职的人员纷纷表示认为文秘应具备大专以上文凭，形象气质好，具备良好的组织沟通协调能力，文笔好，语言表达能力强，能熟练使用电脑扫描仪传真机及各种常用的现代办公设备，除此之外，各单位还希望文秘具备业务背景，如生产部秘书职位要求化工或理工科背景；涉外秘书职位要求至少有英语四级证书及口语良好能进行基本的交流；公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验等。不难发现具备以下相关岗位条件的会优先录用。在新形势下，文秘人员的关键能力应更全面，从业能力应更细致，关键能力和从业能力所共同表现出的综合职业能力更强。
据了解，文秘专业的从业能力可分为“从业基础能力”、“从业业务能力”和“从业相关能力”三部分。“从业基础能力”主要包括：“执行能力”、“公关礼仪”、“时间管理能力”、“人际沟通能力”和“使用和维护现代化办公设备”的能力等。从业业务能力主要包括：“文书拟写与处理”、“会议组织”、“办公室日常事务管理”、“协调工作”、“文件档案管理”、“接待工作”和“信息工作”等能力。“从业相关能力”主要包括：“法律与法规”、“商务知识”、“速记速录”、“英语应用”、“财务管理”等能力。除此之外，有些单位注重“职业道德”、“敬业精神”及“使用和维护现代化办公设备”的能力。值得关注的是毕业生所表现出的实际能力与用人单位的要求尚存差距，有的差距还不小，相信这是一个相当重要的警告需要引起重视。
四、解决方法及建议
（一）针对社会外部情况
1、努力加强自身的培养，向通才发展。
凡事预则立，不预则废。要眼光长远树立自己的目标，明确自己的成才目标，给自己一个机会去转变：从一个无才——专才——通才。时刻留意岗位的要求，并尽可能的将用人单位的要求转变成为求职者自身具备的能力，增强就业能力
2、从基层做起，敢于接受挑战。
万事起头难。文秘一职分工广泛，分有多种职位，其中最常见的便是办公室文员、助理。
3、当秘书不是女性的权利，男性也能撑起半边天。
不应该有性别刻板印象的存在，女性不一定是从事文职类的工作，可以根据自身的条件能力适当选择适合自己的行业。同样，男性并不是规定说要从事高强度的体力工作或工程IT等工作，可以向文职类方向发展。
（二）针对自身情况
1、面对相关证书的重要程度提升要努力考取
既然现在用人单位对“国家秘书资格证”、“英语四级证”等证书的认可，为增加自身的竞争力应该尽全力去考，在备考的过程中其实是在提升着自己的能力。
2、秘书人员应具备的能力、知识、技能应有意识培养
公文写作能力、办公自动化设备操作能力、人际沟通能力、执行能力、合作能力都是秘书人员需要具备的能力，如果现处学校各高校应该不同程度的增加课程的数量给学生提供训练的平台，若处于在职我秘书人员则应在日程的事物中多加注意与培养。
3、面对琐碎的事务应培养自身的耐心
大事情是由无数的小事情累积而来的，无论事情大小都要有耐心去完成，小事完成不了不足以成大事。
4、从容面对压力，寻找解压方法
随着社会的进步工作生活压力是无可避免的，每个人都会有自己的压力，关键是要学会如何面对压力缓解压力，当自己压力特别大的时候可以尝试放下手头上的工作去做一些自己喜欢的事情，比如说可以背上背包去旅游放松一下自己。提高自身的竞争实力,强化综合素质,承受市场经济条件下的职业竞争压力。其次,要有危机感和紧迫感,要以积极的人生态度去面对竞争。尤其是要不断追求现代科技知识,优化知识结构，所以文秘人员要在激烈的竞争环境中不断吸收新的知识,增强竞争实力。
5、提高竞争力，加大晋升空间
大浪淘沙是金子总会发光发热。升职加薪是不少打工一族的愿望，我们应该积极提升自我能力，加大自身的优势，努力提升自我，几时为自己增值。