苏ICP备112451047180号-6
摘要
接待方案一般应包括来访者的基本情况、礼仪活动安排、生活安排等几个部分。 来访者的基本情况一般写在导语部分。应写明来访者的国籍、代表团名称、主宾姓名、人数、抵离日期、交通工具、来访目的以及我方的接待方针。这是接待方案的重要组成部分，要力求语言简炼、精确；礼仪活动安排部分应逐项写明迎送、会见、宴请、会谈、晚会、参观等活动的具体情况及要求。要明确我方参加各项礼仪活动的主要人员、活动时间、地点等。对宴请的安排，方案中还应写清宴请方式、参加人数、宴会规模及标准等具体内容；生活安排部分要写明客人下榻的宾馆、依不同身份安排什么等级的房间、日常伙食标准、乘车什么车辆等。
关键词：礼仪活动；接待方案；个性化服务
目录
会议接待安排表 3
一、来访人员基本情况 4
二、接待工作内容 5
三、组织机构及职责 6
1、综合协调组工作职责： 6
2、接待服务组工作职责： 6
3、服务保障组工作职责： 7
四、接待日程安排 7
五、接待经费预算 9
会议费用预算明细表 9
六、接待过程中的所用场地的设计与布置 11
1、设置指示牌 11
2、会场布置形式 11
3、会议座次 11
4、环境布置 11
5、布置主席台 11
6、会议设备 11
七、注意事项 12
致谢 13
参考文献 14
会议接待安排表
| 会议名称： | 国际货运合作与规划会议 | |
| 会议时间： | 2021年5月4日星期一 | |
| 会议地点： | 长沙泛亚运通公司会议室 | |
| 参会人数： | 50人 | |
| 会议主办负责人：杨** | 联系电话：1366733**** | |
| 会议接待经理：张** | 联系电话：1321741**** | |
一、来访人员基本情况
| 姓名 | 来访公司 | 职务 | 性别 | 联系电话 |
| 周* | 北京文化有限公司 | 总经理 | 男 | 1341524**** |
| 赵* | 北京文化有限公司 | 秘书 | 女 | 1521564**** |
| 欧** | 湖南日化有限公司 | 董事长 | 女 | 1346558**** |
| 肖* | 湖南日化有限公司 | 秘书 | 男 | 1554648**** |
| 曾** | 上海三兴有限公司 | 市场部经理 | 男 | 1301575**** |
| 于** | 珠海仁怀有限公司 | 副总经理 | 女 | 1366785**** |
| 黛** | 珠海仁怀有限公司 | 助理 | 女 | 1501122**** |
| 熊** | 云南朝辉有限公司 | 市场部经理 | 男 | 1368874**** |
| 王** | 武汉朝辉分公司 | 总经理 | 女 | 1396466**** |
二、接待工作内容
1、会议流程策划；
2、编撰、印刷会议接待手册；
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；
4、会议前期报名的接待、物品分发等；
5、协助酒店住宿、餐食服务等工作；
6、提供会议期间车辆的调配、服务工作；
7、提供机（车）票的订购服务工作；
8、提供专业接待人员服务工作；
9、根据需要，提供其他公务活动服务工作；
10、提供物流、土特产品代购等其他服务工作；
三、组织机构及职责
1、综合协调组工作职责：
（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；
（2）负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作；
（3）负责与组委会内部的全面对接工作；
（4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排；
（5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；（6）负责接待服务手册的编制工作；
2、接待服务组工作职责：
（1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。（2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间，与会具体意向；将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。
（3）负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务；
（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机车站安排、酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、机（车）票的订购，接待服务人员的组织领导；
（5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）
（6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作；
3、服务保障组工作职责：
（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（PPT）是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排
（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
四、接待日程安排
| 日程表 | 备注 | |||
| 日期 | 时间 | 内容 | 地点 | |
|
5 月 3 日 |
13:30 | 机场接机 | 长沙黄花机场 | 鲜花、标语等，注意接待礼仪 |
| 15:00-16:00 | 休息 | 华天大酒店 | 注意时间、安全、附日程 | |
| 16:30-17：30 | 总经理陪同参观 | 华天大酒店 | ||
| 18:00-19:30 | 晚宴 | 华天大酒店 | ||
| 20:00 | 举行欢迎会，董事长接待 | 华天大酒店世纪厅 | ||
|
5 月 4 日 |
8:30-11:30 | 长沙泛亚运通公司合作与规划会议 | 长沙泛亚运通公司三楼会议室 |
准备会议资料 做好相关笔录 |
| 12:00-13:00 | 午餐 | 华天大酒店 | ||
| 14:30-17:30 | 开会交流，探讨合作事项 | 长沙泛亚运通公司二楼会议室 |
收集会议资料 整理相关记录 |
|
| 18:00-19:00 | 晚宴 | 华天大酒店 | ||
|
5 月 5 日 |
7:30 | 签约 | 长沙泛亚运通公司三楼会议室 |
准备签约用品及资料 注意相关礼仪 |
| 8:30-11:30 | 游览长沙风景区 | 长沙 | ||
| 12:00-13:00 | 品味长沙特色小吃 | 长沙 | ||
| 13:00-16:00 | 由董事长、总经理陪同客人打高尔夫球 | 长沙高尔夫球场 | ||
| 16:30-17：30 | 休息 | 华天大酒店 | ||
| 18:30-20:30 | 举行欢送晚宴 | 华天大酒店 | ||
| 5月6 | 9:00 | 送机 | 长沙黄花机场 |
总经理亲自送机 注意礼仪、礼节 |
五、接待经费预算
酒店名称：华天大酒店
酒店地址：湖南省长沙市天心区解放东路
房型房价：豪华单人间：1000元/间/天*3
标准单人间：800元/间/天*3
早餐免费提供
午餐、晚餐每桌1200元
小计：12900元
会议费用预算明细表
| 序号 | 用品名称 | 数量 | 价格 | 备注 |
| 1 | 盆栽 | 20 | 10元/盆 | |
| 2 | 花篮 | 10 | 20元/盆 | |
| 3 | 矿泉水 | 5 | 15元/箱 | |
| 4 | 果篮 | 5 | 40元/套 | |
| 5 | 铁观音 | 1 | 500元 | |
| 6 | 布标 | 4 | 100元/条 | |
| 7 | 毛巾 | 10 | 5元/条 | |
| 8 | 纸巾 | 5 | 5元/盒 | |
| 9 | 纸杯 | 2 | 2元/沓 | |
| 10 | 资料 | 18 | 380元 | |
| 11 | 小碟子 | 10 | 3元/个 | |
| 12 | 集体照 | 10 | 15元/人 | |
| 13 | 游览费 | 6 | 100元/人 | |
| 14 | 用车费用 | 5 | 300元/人/辆 | |
| 15 | 其他费用 | 2000元 |
总预算：23214元
六、接待过程中的所用场地的设计与布置
1、设置指示牌（2个）：会场外一个；会议厅外一个；
2、会场布置形式：全围式
3、会议座次：左右排列法，椭圆形围桌主位长沙泛亚运通公司董事长。
4、环境布置：为暖色，会场入口摆放两盆盆栽，会议桌中间摆放鲜花，每个座位前放置一瓶矿泉水，每两个座位间摆放一盒纸巾。将湿毛巾放在小碟子中，并放置在会议桌上。
5、布置主席台：会议桌上摆上桌签、配置话筒，背景天幕用深红色的幕布，将会议的中英文会标——“”挂在天幕上。
6、会议设备：配齐投影仪、麦克风，会前调试完好。
七、注意事项
（1）各组工作人员必须严格按接待计划的进度要求推进工作；
（2）市场督查负责督促各项工作组的工作按时完成；
（3）会议期间公司人员必须统一着装，佩戴工作牌；
（4）会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退和无故缺席。
（5）迎接来宾要面带笑容，热情大方讲究仪表和衣帽整洁，头发、胡须不宜过长，要修剪整齐。热情、礼貌、耐心、细致的接待。接待来宾时，要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。
（6）握手时，先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则，说话时神情矜持和蔼，略带微笑。
（7）宴请时，要注意来宾的饮食爱好以及习惯，以本国礼仪为主，尊者来宾风俗，切忌不要铺张浪费，给来宾留下好印象。
致谢
走的最快的总是时间，来不及感叹，大学生活已近尾声，几年多的努力与付出，随着本次论文的完成，将要划下完美的句号。
本次论文的完成感谢一直以来陪着我们、教我们的余铮老师，在余老师的辛勤指导、不辞辛苦的讲解下才使得我的论文顺利的完成。余老师严谨的治学态度，开扩进取的精神和高度的责任心都将使学生受益终生！
在临近毕业之际，我还要借此机会向在这几年中给予我诸多教诲和帮助的各位老师表示由衷的谢意，感谢他们几年来的辛勤栽培。不积跬步何以至千里，各位任课老师认真负责，在他们的悉心帮助和支持下，我能够很好的掌握和运用专业知识，并在设计中得以体现，顺利完成毕业论文。
同时，在论文写作过程中，我还参考了有关的书籍和论文。
我要感谢同组的各位同学以及我的各位室友，在毕业设计的这段时间里，你们给了我很多的启发，提出了很多宝贵的意见，对于你们帮助和支持，在此我表示深深地感谢！
参考文献
徐克茹. 职业秘书礼仪教程 [M].清华大学出版社. 2008
徐克茹. 商务礼仪标准培训 [M].中国纺织出版社. 2007
韦克俭. 现代礼仪教程 [M].清华大学出版社. 2006
雷鸣 吴良勤. 秘书礼仪与形体训练 [M].北京大学出版社.2010
刘晓娟. 秘书礼仪 [M].北京机械工业出版社. 2009
张岩松. 现代商务礼仪 [M].北京交通大学出版社. 2009